En el post de hoy queremos hacer una introducción al vocabulario más habitual en contabilidad. Tener presentes estos conceptos ayuda a entender mejor los papeles de la gestoría, los miles de manuales que existen y nuestros propios post de #CSJ.

 

DICCIONARIO CONTABLE:

 

INGRESO: Hace referencia a la adquisición de un derecho de cobro a cambio de una prestación por parte de la Asociación. Se concreta en cuotas, inscripciones a actividades, subvenciones, prestaciones de servicios, etc. El ingreso no necesita que se produzca el cobro para existir, el primero pertenece al circuito de resultados y el segundo al circuito de la tesorería.

 

GASTO: Hace referencia al hecho de contraer la obligación de realizar un pago a cambio de la percepción de una contraprestación de la Asociación. Se concreta en compras de materiales y recepción de prestaciones de servicios. El gasto no necesita que exista el pago para existir, la primera pertenece al circuito de los resultados y el segundo a la tesorería.

 

INVERSIÓN: Se refiere a aquellas compras que generen inventario. Diferenciamos entre un gasto y una inversión en función que lo que adquirimos nos dura más tiempo y no se “consume” o “gasta” de forma inmediata. El mobiliario, los materiales audiovisuales, el ordenador, el programa informático, etc., son adquisiciones de bienes que necesita una asociación y que las va a utilizar durante diferentes actividades y años. También entran situaciones más excepcionales como la compra de un local, de una finca, etc.

Siempre puede haber dudas de cual es el límite que separa el gasto de la inversión. Hay situaciones en que está claro. Por ejemplo, no se nos ocurre poner una factura de teléfono como inversión, ya que está claro que la hemos consumido y no genera inventario. Pero, ¿qué hacemos con el caso de unas obras de mejora de un local, del gasto de pintar el local, de pequeñas cosas que, aunque pueden ser consideradas como inventarios cuestan poco dinero y pueden no durar demasiado tiempo, etc.? En estos casos es útil disponer de unos criterios, que pueden ser:

Inventario: Siempre que una cosa pueda ir a un inventario se trata de una inversión. ¿Qué puedo considerar que tiene que ir a los inventarios? Un criterio práctico es el de pensar que son cosas que podemos vender de segunda mano, que aunque las hayamos usado mantienen, aunque con menos que de compra, algún tipo de valor.

Precio: Hay cosas que aunque podrían estar incluidas en un inventario valen relativamente poco dinero. Por ejemplo, comprar unas tijeras, una grapadora, una papelera, etc. está claro que pueden ser inventario, pero si tuviéramos que gestionar las altas y bajas cada vez que compramos una o se rompe o envejece… pareceríamos un poco refinados. Poner un límite económico para contabilizar una compra como inventario es una práctica útil.

Tiempo de vida: Siempre que alguna compra vaya a durar más de un año, podemos pensar que estamos delante de una inversión. Cuidado y sentido común, que si una caja de folios de un taller nos dura más de un año, es un gasto ya que se trata de consumibles. Pero, por ejemplo, si pintamos el local o hacemos reformas o reparaciones de importancia no lo hacemos cada dos por tres.

Propiedad: Determinadas cosas que con los criterios anteriores pueden ser consideradas inversiones, como una reparación importante de la instalación eléctrica, pueden no serlo. Si el local en el que estamos está alquilado o cedido, y no tenemos derecho a reclamar ninguna compensación si lo dejamos, y preveíamos estar poco tiempo, puede inclinarse la decisión a considerarlo un gasto de mantenimiento más que una inversión. Si el local fuese nuestro, en propiedad, sí que lo sería.

En cualquier caso es útil pensar con sentido común cual es la aplicación de los criterios, o de la combinación de diferentes criterios, que nos pueden inclinar hacia considerar una cosa inversión o gasto.

 

FINANCIACIÓN: se refiere al hecho de conseguir el dinero necesario para mantener la puesta en marcha y funcionamiento de la Asociación. Hablamos de financiación cuando hablamos de donde sale el dinero que nos posibilita la existencia y el funcionamiento. Hay muchas posibilidades y hechos que pertenecen a la financiación:

El dinero que aportan los socios en el momento de crear una Asociación. Recordamos nuestro post sobre donaciones.

Los préstamos que nos otorgan las entidades financieras.

Los excedentes positivos de las actividades, el beneficio, de un plazo determinado.

 

COBRO: hace referencia a una entrada de dinero, en efectivo o al banco. Normalmente se corresponde a que se materializa en efectivo un ingreso (una cuota, una subvención, etc.) o una fuente de financiación (un préstamo, una aportación fundacional) etc.

 

PAGO: a la inversa que la anterior, es cada vez que sale dinero de la Asociación para hacer frente, normalmente, a los gastos y a las inversiones.

 

EXCEDENTE/RESULTADO: Es la diferencia entre gastos e ingresos. Si es positivo nos encontramos delante de un beneficio. Si es negativo, una perdida.

 

TESORERÍA: Se refiere a los movimientos que afectan a los saldos del banco y de efectivo. Tener o no tener dinero. Es la gestión de los cobros y pagos en que se materializan las inversiones, los ingresos, los gastos y la financiación.

Muchas veces nos jugamos más la vida y funcionamiento de las Asociaciones en la gestión de la tesorería que en la de los resultados. Imaginen una situación donde han conseguido una subvención para hacer una actividad extraordinaria de un cierto volumen económico. Aunque tenga la comunicación escrita de la Administración donde me dice que dispongo de la subvención para hacerla, si el cobro está previsto para después de la actividad, o consigo el dinero en efectivo de otro lugar o no se realiza la actividad.

Esto quiere decir que el flujo de ingresos y gastos que determinan el resultado es diferente al flujo de cobros y pagos que determinan el líquido. Puedo tener una actividad con un resultado positivo (que genere beneficios) pero con una tesorería de muy difícil solución. Si no dispongo de dinero (y tengo poca capacidad de crédito con los bancos o de condiciones de pago con los proveedores) puedo perfectamente tener que renunciar a la realización de la actividad.

 

ACREEDOR: se trata de una persona u organización a la cual le debemos alguna cosa, normalmente dinero. Hablamos, por ejemplo, de Hacienda Acreedora cuando le debemos dinero por la liquidación de impuestos. También pueden ser los proveedores, los bancos, etc.

 

DEUDOR: se trata de una persona u organización que nos debe alguna cosa, normalmente dinero. Hablamos, por ejemplo, de Hacienda Pública Deudora cuando nos debe dinero por el retorno de impuestos. También pueden ser socios, participantes de las actividades, clientes, etc.

 

AMORTIZACIÓN: una inversión, por ejemplo el mobiliario, va perdiendo valor con el tiempo y con su utilización. La amortización es el reflejo de esta pérdida de valor y va traspasando, al largo del tiempo, las inversiones a gastos.

Aunque una amortización se considera un gasto, no representa la obligación de un pago, ya que se realizó en el momento de la adquisición del bien. La amortización pertenece al circuito de los resultados pero no tiene conexión directa con el circuito de la tesorería.

 

PROVISIÓN: Cuando tenemos riesgo de que se produzca un gasto pero no tenemos certeza o aún no se ha producido, hablamos de provisiones. Por ejemplo, si tenemos un volumen de cuotas de un año que sabemos o sospechamos que no se cobraran, podemos dotar una provisión que representa un gasto “irreal” ( cuando no hemos obtenido nada a cambio) que afectará negativamente a la Asociación. Pueden existir provisiones para todo un abanico de hechos diferentes: por depreciación de los bienes inventarios, por gastos a realizar en un futuro, por riesgo de no cobrar deudas, etc. Hablemos de dotar provisiones en el momento que las creamos. Hablemos de aplicar provisiones en el momento en que realmente se materializa el riesgo o que desaparece. En el primer caso la aplicamos pagando la deuda y en segundo, sacándola ya que no existe el riesgo.

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